Программы для склада, для торговли, для производства

Программное обеспечение

для торговли, склада, производства

Программа для склада, для магазина, для производства
Программа для оптовой и розничной торговли
СКАЧАТЬ КУПИТЬ
Пробная
версия
от 2500 руб.
за лицензию

Vvs "Офис-Склад-Магазин"


Техническая поддержка

Вопросы пользователей Изменения в программе Новые печатные формы Обмен опытом

Частые вопросы пользователей программы.


Действия в случае сбоев в базе данных

Наша программа работает достаточно надежно, но сбои могут возникнуть из-за аппаратных проблем, выключения питания, поражения компьютера вирусом. Рекомендуем регулярно делать резервную копию базы данных. Периодически делайте резервную копию на сменный носитель. База данных по умолчанию, находится в папке C:\OWS\DB. Вы можете это уточнить в меню программы  "Настройка" - "Подключение к базе данных".

Порядок действий может быть следующий.

  1. Выбрать меню “Сервис” – “Резервное копирование данных”. Сделать резервную копию, лучше в файл с новым именем.
  2. Для опытных пользователей: выйти из программы, в компьютере открыть папку с базой данных и запустить файл CHECK.EXE для дополнительной проверки целостности данных.
  3. Выбрать меню “Сервис” – “Обновление индексов”.
  4. Дополнительно: выбрать пункт меню “Сервис” – “Проверка количества товаров”
  5. Дополнительно: выбрать пункт пункт меню “Сервис” – “Проверка баланса клиентов”

Вы можете также обратиться к нам по e-mail: vvs@vvs.ru за технической поддержкой, которая предоставляется бесплатно в течении года после приобретения программы.

Перенос программы на другой компьютер

Чтобы перенести программу на другой компьютер достаточно сделать полную установку программы на новом компьютере, а потом переписать папку с базой данных.

1) Установите программу на новый компьютер с помощью нашего инсталлятора со всеми компонентами. Вы получите программу с пустой базой данных. Если у Вас версия с программной активацией, то введите Ваш код активации. На случай смены компьютера даются 2 запасные активации, если они кончились, то обратитесь к нам по email vvs@vvs.ru и мы добавим Вам активацию.

2) Перепишите папку с базой данных со старого компьютера поверх новой установки. По умолчанию программа ставится в папку C:\OWS, база данных в папке C:\OWS\DB, т.е. копировать надо папку DB.  Рекомендуем посмотреть расположение папки с базой данных в меню "Настройка" - "Подключение к базе данных". Перед копирование необходимо выйти из программы. Если Вы скопировали базу данных не выйдя из программы, то на новом компьютере в папке с базой данных может потребоваться удалить файлы PARADOX.LCK и PDOXUSRS.LCK.

Запуск программы на английской (нерусской) версии Windows

Чтобы программа корректно отображала русские буквы в нерусской версии Windows 7, 8, 10, зайдите в панель управления Windows в региональные настройки (Region), откройте вкладку "Administrative", Нажмите кнопку "Change system locale...", выберите "Russian (Russia)".

Планирование поставок товаров.

Для планирования поставок товаров с помощью программы Vvs "Офис - Склад - Магазин" можно использовать следующие функции:

1) В описании товара есть поле "Мин.запас", в которое можно вводить минимальный остаток товара на складе.

2) Если Вы используете версию "Плюс", то для заказов товары могут быть зарезервированы, но не выданы. Для каждого товара имеется поле  "Количество к продаже", значение которого равно остаткам на складе минус зарезервированное количество. Количество к продаже может быть отрицательным, что означает необходимость докупить данный товар.

3) В справочнике товаров можно установить фильтр на товары, количество к продаже у которых отрицательно, тогда в списке будут отображаться только те товары, которые необходимо приобрести.

4) Имеются отчеты для планирования покупок, они находятся в разных типах отчетов, Вам надо выбрать наиболее подходящий. Например,  в меню "Отчеты" - "Общие" - "По товарам и приему/выдаче со склада"  это отчет "Планирование поставок" и отчет "Excel: План закупок (требуется расчет)",  в меню "Отчеты" - "Общие" - "По выписке товаров в заказах" есть отчеты "Планирование поставок товаров", "Планирование поставок товаров подробный", "Планирование поставок". в меню "Отчеты" - "Покупка товаров" - "По товарам и приему на склад"  отчет "Что купить",  в меню "Отчеты" - "Продажа товаров" - "По выписке товаров в заказах покупателям" есть отчеты "Планирование поставок товаров", "Планирование поставок товаров подробный", "Выписано / свободно", "Кому что выписано", "Отчет по резервированию товаров в Excel".

Такие отчеты можно найти в списке отчетов если использовать кнопку "Фильтр" в списке и фильтровать по по слову "план".

5) Для составления заказа поставщику можно выполнять следующие действия:

6) Для анализа статистики продаж и вычисления оптимального значения минимального запаса для каждого товара в версию 6.1 добавлено новое поле DDAYS. При расчете движения товаров в него записывается количество дней, в течении которых товар был в наличии за расчетный период. Эти данные могут быть полезны при планировании закупок для определения спроса на этот товар. Соответствующий отчет будет поставляется в следующем обновлении форм.

7) Для учета производства во встроенном языке имеются специальные функции, которые помогают планировать снабжение производства сырьем.

Для сырья и комплектующих:

Функция для планирования закупок сырья:

Для готовой продукции:

8) В программе есть пункт меню "Отчеты" - "Расчет оплаченного резерва", при выборе которого производится расчет для каждого товара зарезервированного, но не выданного количества по заказам на продажу с учетом оплаты заказов. Рассчитанные данные могут использоваться в отчетах. Следует отметить, что этот пункт редко используется в последнее время, он остался в программе от старых версий. Смотрите встроенную помощь в программе по этой функции.


Изменение структуры базы данных, увеличение размеров текстовых полей.

Иногда возникает необходимость изменить структуру таблиц в базе данных программы. Это может потребоваться при обновлении программы, например, при переходе с 5 на 6 версию в некоторые таблицы были добавлены новые поля. Кроме этого, иногда требуется увеличить размеры текстовых полей, так как в них не помещаются все данные.

Следует отметить, что изменять структуру данных лучше опытным пользователям и перед изменениями сделать резервную копию базы данных. Необходимо точно знать в каких таблицах и для каких полей надо вносить изменения. Этот вопрос лучше узнать у нас в рамках технической поддержки. Отчасти названия полей можно посмотреть в утилите VVS Редактор из состава программы, там список полей выводится по клавише F8.

Изменять структуру таблиц можно с помощью утилиты Database Desktop, которая поставляется на CD программы в папке UTIL\Database Desktop. Эта программа имеет только английский интерфейс.

В начале бывает удобно установить рабочую папку для базы данных. С помощью меню File - Working Directory укажите путь к Вашей базе данных. По умолчанию база данных ставится в папку C:\OWS\DB. Посмотреть точный путь к базе данных можно в настройках базы данных (меню Настройка - База данных).

Для открытия таблицы используйте пункт меню File – Open – Table. Каждая таблица хранится в отдельном файле, имя файла лучше узнать у разработчиков.

Для изменения структуры выберите меню Table – Restructure… Появится список полей таблицы и их тип. Для добавления нового поля в конец списка используйте клавишу перемещения курсора вниз (стрелка вниз) до конца списка. Установите выделение на новую строку и начинайте вводить имя поля. Реже используются клавиши: удаление строки - Ctrl + Delete, вставка строки - Insert.

Изменение структуры таблицы базы данных

Для текстовых полей (тип А) можно задать размер в колонке Size. Не увеличивайте размеры полей без необходимости. Размер текстовых полей лучше не ставить больше 200 символов.

Для сохранения изменений нажмите Save.


Ошибка "Lock file has grown too large" при работе в разделе "Инвентаризации"

Ошибка возникает только в разделе "Инвентаризации" при добавлении товаров в инвентаризацию. Она связана с особенностями библиотеки BDE. Начиная с версии 6.0.7.1 параметры библиотеки BDE берутся из локального файла idapi32.cfg в папке с программой. Это позволяет запускать программу под Windows Vista и Windows 7 без дополнительных установок прав доступа. Но побочным эффектом этого стало появление подобного сообщения об ошибке.

Для устранения ошибки существуют следующие варианты действий:

1) Начиная в версии 6.0.8 в настройках базы данных (меню "Настройка - База данных") появился параметр "Использовать локальные параметры BDE". Если его отключить, то сообщение об ошибке не появляется. При этом, под Windows Vista или Windows 7, надо сделать дополнительные настройки прав доступа или запускать программу от имени администратора. В более ранних версиях можно удалить файл idapi32.cfg из папки с программой (C:/OWS). Дополнительным преимуществом таких настроек будет возможность одновременного запуска нескольких копий программы из разных папок и параллельная работа с другими программами, использующими библиотеку BDE.

2) Если программа используется на одном компьютере без локальной сети, то на время проведения инвентаризации в настройках базы данных можно отключить параметр "Разделение доступа к данным". При входе в программу программа предлагает включить этот параметр, нужно отказаться от этого. Если программа используется в локальной сети несколькими пользователями, то отключать этот параметр не рекомендуем.


Работа программы под Windows Vista и XP под учетной записью, не имеющей прав администратора.

1) Устанавливать программу необходимо с правами администратора. При установке программы под Windows Vista индикатор установки библиотеки BDE может отрисовываться не до конца, но установка происходит.

2) Для первого запуска программы зайдите в Windows с правами администратора. В Windows Vista в свойствах ярлыка программы включите параметр для запуска с правами администратора. 

3) Windows может не давать работать с файлами в корне диска C. Запустите программу с правами администратора, выберите пункт меню "Настройка - База данных". Сделайте путь к сетевым файлам Paradox отличным от C:/, например, такой же как к базе данных или создайте для этого на диске новую папку.

Настройка базы данных

4) Далее, если Вы хотите, чтобы пользователи запускали программу не обладая правами администратора, то им надо дать все права на папки с исполняемыми файлами и с базой данных (полный доступ) и на запись в реестр в ветви: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Borland и HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ODBС, для 64 разрядной версии Windows это могут быть ветки HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Borland и HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\ODBC 

Задавать разрешения на доступ к папкам программы и к  веткам реестра лучше опытному пользователю или администратору.

Для задания доступа к реестру запустите редактор реестра regedit (его можно запустить из командной строки), найдите нужную ветвь и нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите пункт "Разрешения...". 

Редактор реестра - редактирование прав доступа

Выберите группу пользователей, которые будут использовать программу и включите для них параметр для разрешения полного доступа:

Установка доступа

Следует отметить, Windows XP Home Edition не позволяет управлять разрешениями для папок и файлов с использованием Проводника Windows или другой стандартной Windows программы. В этом случае, для управления доступом можно использовать программу cacls или утилиты сторонних разработчиков. Например команда:  cacls C:\OWS\DB\*.* /G Пользователи:F  даст полный доступ к файлам в папке C:\OWS\DB группе "Пользователи".

5) Для версии 5.5 и ниже в Windows Vista для работы встроенной помощи установите пакет "WinHelp32". Он необходим для функционирования справочной системы V V S "Офис - Склад - Магазин" под Windows Vista. (Файлы Windows6.0-KB917607-x64.msu и Windows6.0-KB917607-x86.msu этого пакета можно также найти на CD от программы в папке UTIL\VistaWinHelp). Для 6-й версии этого не требуется.
 

Запуск программы под Linux

Программу VVS "Офис - Склад - Магазин" можно успешно эксплуатировать под Linux под эмулятором Wine. Вы можете проверить это на демо версии программы. Но имеются некоторые ограничения, которые, как мы надеемся, со временем будут сняты. 
1) Электронные ключи Guardant, с которыми поставляется полная версия программы, не работают под Linux. Поэтому для установки полной версии под Linux используется специальная версия программы. Программу устанавливает наш специалист с выездом к заказчику. В дальнейшим мы надеемся решить вопрос с ключами, чтобы выезд специалиста не требовался.
2) На данный момент нам не удалось настроить работу программы под Linux с базой данных, находящейся в локальной сети. Надеемся, что выходом новых версий Linux и Wine эта проблема разрешится. Пока возможна работа из-под Linux только в однопользовательском режиме. Возможно, решение уже есть у фирм, специализирующихся на настройке Linux.
 
Купили программу - как с ней начать работать?
Начните с заполнения справочников. Введите в справочник несколько Ваших товаров и проведите на них пробные операции - купите и продайте их. В дальнейшем Вы сможете удалить эти операции. При освоении программы обратите внимание на главу 3 «Обзор программы», в ней кратко описан необходимый алгоритм действий.
 
Так как у Вас, скорее всего, уже имеется на складах некоторое количество товаров, то надо принять их на склад. Обычно для этих целей заводят специального клиента, например с именем "Инвентаризация", и на него оформляют покупку остатков товаров на момент начала работы с программой.
 
Иногда бывает удобно перенести уже заполненный справочник товаров из других программ, например, из Excel. Программа позволяет проводить импорт описания товаров. Для этого надо подготовить данные для импорта в нужном формате. Подробнее об импорте данных читайте в документации. Следует отметить, что импорт описаний товаров имеет смысл делать при большом количестве наименований (начиная от нескольких сотен).  

Как настроить программу для работы в локальной сети?
Для настройки базы данных выберите в программе пункт меню "Настройка"/"База данных". Вся настройка сводится к правильному указанию пути к базе данных и пути к служебным сетевым файлам Paradox. Оба пути могут указывать на одно и тоже место в сети.
Если на один компьютер установлено несколько экземпляров программы для работы с разными базами данных, то у всех копий программы могут быть разные пути к базам данных. Путь к сетевым файлам Paradox общий для всех экземпляров программы.
 
При работе в сети, файлы базы данных хранятся на одном из компьютеров (сервере), на остальных компьютерах устанавливаются только исполняемые файлы программы. В качестве сервера лучше выбрать наиболее быстрый и наименее загруженный компьютер. Естественно, для нормальной работы с базой данных, сервер должен быть все время включен и не должен перезагружаться, пока другие пользователи работают с данными.
 
Допускается работа с программой на сервере (при этом скорость ее работы будет существенно выше, чем на рабочих станциях). Но при этом имеется одна сложность с настройкой базы данных. 

Если на сервере используется Windows 9x или ME, то ко всему диску, на котором находятся файлы базы данных, должен быть установлен полный доступ всем пользователям программы. Не допускается открытие для пользователей только одного каталога с базой данных. В Windows 2000 и XP  возможно открывать доступ только к каталогу с базой данных. При этом на сервере надо сделать такие же настройки путей к базе данных, что и на рабочих станциях, т.е. найти в сетевом окружении каталог с базой данных.
 

Как сделать резервную копию базы данных?
Настоятельно рекомендуем периодически делать резервную копию базы данных. При возникновении ошибок в базе данных всегда можно восстановить предыдущую копию базы, предотвратив тем самым потерю важной информации.

Все данные хранятся в отдельном каталоге в файлах с расширением *.db. Путь к этому каталогу можно увидеть, выбрав пункт меню программы "Настройка - База данных". Самый простой способ создания резервной копии - это скопировать каталог с базой данных, например, на рабочий стол или USB флеш диск. 

При установке программы создается файл ARH.BAT и ярлык "Резервное копирование данных" для его запуска.  При запуске этого файла происходит сжатие данных архиватором ARJ (он должен присутствовать у Вас на компьютере). При этом сохраняются также два предыдущих экземпляра резервных копий.  Для восстановления данных необходимо раскрыть архив и провести переиндексацию данных (меню "Сервис - Обновление индексов").


При работе с программой неожиданно выключилось электропитание и произошел сбой в базе данных. Что делать?

В случае сбоев в базе данных рекомендуем выполнить следующие действия

1) Выйдите из программы и сделайте резервную копию базы данных. Подробнее об этом смотрите в предыдущем пункте.
 
2) Выберите в Windows ярлык "Проверка целостности базы данных" в группе программы ("Пуск" - "Программы" - "Офис - Склад - Магазин 5") или запустите файл CHECK.EXE в каталоге с базой данных. В версии 4.3 следует запускать файл CHECK.BAT.

3) Запустите программу и сделайте обновление индексов через меню "Сервис - Обновление индексов".


Как посмотреть информацию обо всех покупках и продажах одного из товаров?
Для этого в справочнике товаров найдите этот товар и нажмите кнопки «Редактировать», а затем «Себестоимость». На экране в таблице можно увидеть все операции с этим товаром. Кнопка "Себестоимость" доступна в разных частях программы  в панели кнопок. Информацию о движении товаров представлена во многих отчетах, например, в отчете «По товарам» - «Движение товаров подробный отчет».
Как посмотреть информацию обо всех отгрузках товаров и платежах одного из клиентов?.
Найдите интересующего Вас с клиента в справочнике клиентов и нажмите кнопку "Операции". Перед Вами на экране появится сводная  таблица со всеми суммам отгрузок и платежей. Эту информацию можно распечатать. К этой же форме возможен переход из списка заказов и при редактировании заказа с помощью пункта контекстного меню "Операции с клиентом" , которое появляется при нажатии правой кнопки мыши.
 

Как вводить данные о приходной цене товаров?
Приходные цены вводятся в документах на приход товаров, в разделе "Покупка товаров" или в разделе "Розничная торговля". Для расчета текущей себестоимости товара выбирайте пункт меню "Отчеты" - "Расчет движения товаров".

Иногда приходную цену вводят для справки в одну из пяти отпускных цен товаров или в другое поле при редактировании справочника. Чтобы вручную не отслеживать изменение цен у поставщиков, возможен вариант импорта цен из прайс листа поставщика в справочник товаров. Настроить такой обмен можно, если согласовать с поставщиком коды товаров. В программе есть возможности импорта данных с помощью пунктов меню "Сервис". Подробнее об этом следует читать в документации к программе и встроенной справке. Можно также обратиться в нашу службу поддержки для выполнения работ по настройке (на платной основе).


Программа показывает некорректные остатки товаров...

Остатки в программе и на складе, могут не совпадать по разным причинам. Чаще всего из-за некорректного или неполного ввода данных или ошибок в работе складских работников. Для выявления таких несоответствий рекомендуем периодически проводить инвентаризацию склада с вводом корректирующей накладной.

Для автоматизации проведения инвентаризации в программе имеются отчеты по товарам. Их можно найти при выборе пункта меню "Отчеты - Общие - По товарам и приему/выдаче со склада". 

Отчет "05. Листок инвентаризации" позволяет распечатать остатки товаров на складе с пустой графой "Фактический остаток" и раздать их складским работникам для ручного заполнения.

Отчет "Excel: Инвентаризация" позволяет в таблице Excel исправить фактические остатки. В случае их несовпадении с данными программы в отдельной колонке рассчитывается величина расхождения. При нажатии кнопки готовятся данные для создания в программе корректирующего документа.

Подробнее о проведении инвентаризации читайте в главе12.1 в печатной документации.

Для того, чтобы минимизировать вероятность ошибки из-за сбоя внутри программы, имеется возможность проверки количества товаров при выборе пункта меню "Сервис - Проверка количества товаров". При проверке происходит расчет всех операций с товарами и сравнение результатов расчета с их текущими остатками. В случае несовпадения предлагается сделать коррекцию данных. Рекомендуем проводить подобную проверку перед проведением инвентаризации.

Для проверки корректности остатков одного товара, можно использовать пункт контекстного меню "Проверка количества товаров" в справочнике товаров. 

Для прояснения ситуации с остатками одного товара может быть полезна кнопка "Себестоимость" в справочнике товаров. С помощью нее можно увидеть все операции с товаром и выявить возможные ошибки ввода данных.


Вопросы и ответы по старым версиям программы находятся здесь.